BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
Madde 1)
Bu yönergenin amacı; İçişleri Bakanlığının 2015/8 sayılı genelgesi esas alınarak kurulmuş olan Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarının düzenlemektedir.
Kapsam
Madde 2)
Bu yönetmelik Gömeç Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarına ilişkin hususları kapsar.
Dayanak
Madde 3)
Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanununun 15/b ve 18, 48 ve 49 uncu maddeleri ile 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu,1593 sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
Madde 4)
Bu yönetmelikte adı geçen;
a) Belediye: Gömeç Belediye Başkanlığını,
b) Başkan: Gömeç Belediye Başkanını,
c) Başkan Yardımcısı: Müdürlüğün bağlı olduğu Başkan Yardımcısını,
d) Muhtar Bilgi Sistemi: İçişleri Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından geliştirilen ve muhtarların talep, öneri ve şikâyetlerini elektronik ortamda ilgili valilik ve belediyelere aktarılmasını sağlayan sistemi,
e) Müdürlük: Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü,
f) Müdür: Muhtarlık İşleri Müdürünü,
g) Personel: Müdürlük emrinde görevli Şef; Memur ve diğer çalışanları ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş ve Teşkilat Yapısı
Kuruluş
Madde 5)
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, 5393 saylı Belediye Kanununun 48. ve 49. maddeleri ile 22/02/2017 tarihli, 26442 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik “ hükümleri çerçevesinde Gömeç Belediye Meclisinin 06/02/2018 tarih ve 20 sayılı kararı gereğince kurulmuştur.
Teşkilat
Madde 6)
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü teşkilat yapısı; Müdür, Şef, İdari İşler Servisinden oluşur.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluk
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 7)
Bu yönetmelikte sayılan görevleri ilgili yasa ve yönetmelikler çerçevesinde; Kamu Kurumları ve vatandaş taleplerinin incelenerek cevaplandırılması ile Başkanlık Makamının emir ve direktifleri doğrultusunda verilen görev ve yetkileri kullanarak görevini yapmak.
a) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek,
b) Müdürlüğün Görevleri kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, bunların etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlamak,
c) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arası koordinasyonu sağlamak,
d) Müdürlüğün yıllık performans programını ve buna bağlı olarak yıllık bütçesini hazırlamak,
e) Performans hedefleri, iş kapasitesi ve faaliyet alanları dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlamak ve bu planların uygulanmasını sağlamak,
f) Performans hedefleri ve bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllık Faaliyet Raporu” hazırlamak,
g) Elektronik ortamda gelen talepler, doğrudan sistem üzerinden ilgili birime yönlendirilerek, diğer yollarla belediyemize ulaşan muhtar talepleri de bu sisteme kaydetmek,
h) Bakanlıkça kurulan sistemin işletilmesi için genelgedeki iş ve işlemleri yürütmek,
i) Bakanlık, valilik ve belediyemizden gelen yazılar müdürlüğümüzce titizlikle ele alınıp, takip edilerek ivedilikle gereğini yapmak,
j) Diğer ilgili kamu kurumlarıyla koordineli çalışmak.
Muhtarlık İşleri Müdürünün görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 8)
Muhtarlık İşleri Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanı ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.
a) Müdürlüğüne yasa ve yönetmeliklerle verilmiş olan görevlerin mevzuata uygun olarak yürütülmesinde birinci derecede sorumlu olup, gerekli her türlü tedbiri almak,
b) Müdürlüğün görev alanına giren bütün konularda personeli ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeler yapmak, varsa aksaklıkları gidermek,
c) Kendine bağlı birimler arasında uyumlu ve koordineli çalışmayı sağlamak,
d) Müdürlüğün yılık bütçesini hazırlatıp uygulamak,
e) Müdürlüğün görev ve sorumluluk alanına giren konuları Belediye Başkanı veya Başkan Yardımcısından gelen talimatlar doğrultusunda sorumlu olduğu bütün yasal mevzuat hükümlerine uygun olarak yerine getirmek,
f) Müdürlüğüne intikal eden evrakların ve görevlerin bağlı birimler arasında dağılımını ve denetimini sağlamak,
g) Müdürlüğü ilgilendiren konulardaki toplantılara katılmak,
h) Diğer müdürlüklerle ortak yürütülen projelerde gerekli koordinasyon ile müdürlükler arası sağlıklı bilgi alışverişini sağlamak,
i) Müdürlüğünün birimlerince hazırlanan evrakları ve çalışmaları denetlemek, yönlendirmek ve onaylamak,
j) Hizmet ve uygulamalarda aksamanın nedenini diğer çalışanlar ve ilgili birimlerle beraber araştırmak, düzeltici ve önleyici faaliyetleri başlatmak. Bu çalışmalarla ilgili kayıtların tutulması ve takibini sağlamak,
k) Personelinin performans durumunu izlemek, gerekli değerlendirmeleri yapmak, varsa ceza ve ödül için üst makamlara teklifte bulunmak, personelin izin planlarını yapmak, izinlerini kullanmasını sağlamak, rapor, doğum, ölüm vb. konular ile özlük işlemlerini takip ve kontrol etmek,
l) Müdürlüğün harcama yetkilisi görevini yürütmek,
m) Bilgi edinme yasal ve diğer yasalarda belirtilen konularla ilgili verilen dilekçelere en geç 30 iş günü içerisinde yazılı cevap vermek,
n) Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde harcama yetkili sıfatıyla Belediye bütçesinde öngörülen harcamaları yapmak,
o) Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesinde personele görev vermek ve müdürlük dâhilinde görev yerlerini değiştirmekle yetkilidir.
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Personelinin görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 9)
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Personeli, yetki ve görevleri ile ilgili yaptığı faaliyetlerden dolayı Belediye Başkanına ve bağlı olduğu Başkan yardımcısına, Müdürüne ve yürürlükteki mevzuata karşı sorumludur.
a) Müdürlük örgütlenme şemasında yer alan servislerde yapılan tüm iş ve işlemlerin Müdür adına mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapılmasını/yaptırılmasını sağlamak,
b) Müdürün verdiği görevleri yerine getirmek,
c) Bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısının kendisine vermiş olduğu benzer görevleri de yerine getirmek,
d) Müdür tarafından kendisine havale edilen evrakları incelemek, ilgili birime yazılacak yazıyı hazırlamak ve parafe ederek Müdürlük Makamına sunmak,
e) Müdürün katılmasını gerekli gördüğü toplantılara katılmak,
f) Biriminde görevli personelden sorumlu olup, personelin uyum içinde ve verimli çalışmasını sağlamak,
g) Tüm şikâyetlerin cevaplandırılması ve şikâyet nedeninin tekrar etmesini önleyici tedbirlerin alınmasını sağlamak,
h) Biriminde bulunan demirbaşların korunmasını ve bunların uygun kullanılmalarını sağlamak,
i) Personelin mesaiye riayetini kontrol etmek,
j) Müdürün verdiği mevzuat çerçevesinde diğer görevleri yerine getirmek,
k) Müdürlük görevlerinin yerine getirilmesi için personele iş paylaşımını ve dağıtımını yapmak,
l) Müdürün verdiği mevzuat çerçevesinde diğer görevleri yerine getirmek,
m) Personelin ücretine konu bordro puantaj işlemlerini yapmak, takip etmek,
n) Müdürlük ihtiyaçlarını temin edilmesi konusu ile ilgili tüm ödeme evraklarını hazırlamak,
o) Müdürlüğün iç ve diş yazışmalarını gerçekleştirmek ve yazışma evraklarının standart dosya planına uygun olarak dosyalama ve arşivlemesini sağlamak,
p) Memur ve işçi personelin devam durumu, rapor, izin gibi konuları belirleyen tabloyu düzenlemek,
q) Müdürden havaleleri yapılan evrakları ilgili birimlere veya kişilere vermek,
r) Müdürlüğün aylık ve yıllık çalışma raporunun hazırlanmasını sağlamak,
s) Müdürlükte görevli personelin yurtiçi ve yurtdışı geçici görevlendirmelerde avans evraklarını düzenleyip ilgili kişinin avans almasını sağlar. Görev dönüşü sonrasında avans kapatma işlemini sonuçlandırma,
t) Müdürlüğün ihtiyacı olan demirbaş ve diğer malzemelerin alınmasının teminin sağlamak,
u) Müdürlük demirbaşına kayıtlı tüm malzemeler ile ilgili gerekli işlemleri yapmak,
v) Arşiv yönetmeliği doğrultusunda dosyalama işleminin yapılmasını sağlamak,
w) Kendi faaliyet alanı ile ilgili yazışmaları yapmak.
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Kırsal Hizmetler Personelinin görev, yetki ve sorumlulukları
Madde 10)
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Kırsal Hizmetler Personeli, yetki ve görevleri ile ilgili yaptığı faaliyetlerden dolayı Belediye Başkanına ve bağlı olduğu Başkan yardımcısına, Müdürüne ve yürürlükteki mevzuata karşı sorumludur.
a) Muhtarlık İşleri Müdürünün vereceği görev ve yetkileri yerine getirmek.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Ortak Hükümler
Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Çalışma Yönetmeliği Ortak Hükümleri
Madde 11)
a) Amirlerce kanun, tüzük, yönetmelik, genel emirler ve mevzuatlara uygun olarak verilecek her türlü görevi zamanında ve eksiksiz olarak yerine getirmek,
b) Müdürlüğünü ilgilendiren konularda Meclis ve Encümen tarafından alınması gereken kararlarla ilgili yazıları hazırlamak, Meclis ve Encümende görüşülmesi için Belediye Başkanı imzasıyla Yazı İşleri Müdürlüğüne süresi içerisinde göndermek.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yönetmelikte yer almayan hükümler
Madde 12)
Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili genel hükümler çerçevesinde hareket edilir.
Madde 13)
Bu yönetmelik Belediye Meclisinde kabul edilip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer. Önceki yönetmelik hüküm dışı kalır.
Yürütme
Madde 14)
Bu yönetmelik hükümlerini Gömeç Belediye Başkanı yürütür.
Muhtarlık İşleri Müdürü: Ahmet BAŞKENT